Muusikkojen liiton rekisteriseloste
Päivitetty 24.1.2024
- Rekisterin pitäjä
Suomen Muusikkojen Liitto ry
Pieni Roobertinkatu 16, 00120 Helsinki
www.muusikkojenliitto.fi
Rekisteriasioita hoitavien yhteystiedot
- Rekisterin nimi
Suomen Muusikkojen Liitto ry:n osastojen jäsenten rekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisteri toimii yhdistyslain tarkoittamana jäsenluettelona Muusikkojen liiton osastojen jäsenistä. Jäsenrekisteri palvelee liiton jäsenetujen tarjoamista, sisäistä tiedottamista, jäsenmaksujen perintää ja tilastollisia tarkoituksia.
- Rekisteröity henkilöryhmä
Muusikkojen liiton osastojen jäseneksi kirjallisesti liittyneet henkilöt. Myös jäsenyydestä eronneet ja erotetut henkilöt kohdassa 9 mainituin aikarajoin.
- Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisterissä käsitellään Muusikkojen liiton osastojen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja palvelujen tuottamiseen liittyviä tarpeellisia tietoja.
Näitä tietoja ovat:
– jäsenen nimi ja henkilötunnus
– syntymäpaikka
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
– liittymis- ja eroamis-/erottamisaika
– liiton osasto
– liiton antama jäsennumero
– instrumentti
– työnantaja
– mahdollinen yrittäjästatus
– mahdollinen opiskelijastatus
– palkkatiedot
– työsuhteen voimassaoloajan erityistiedot, esim. äitiysloma
– liiton ja osaston luottamustehtävät
– A-kassa jäsenyys (liittymis-/eroamisaika)
– mahdollisen toisen ammattiliiton jäsenyys
– jäsenmaksujen suorittaminen
– suoramarkkinointikielto
- Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Jäsenmaksutietoa myös työnantajalta. Jäseneksi hyväksyminen ja luottamustehtävät osastolta.
- Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa liiton ulkopuolelle seuraavasti: jäsenmaksutiedot verohallinnolle, jäsenten yhteystiedot SAK:n tutkimustoimintaan, osoitetiedot vakuutusyhtiö Kalevalle (IF liittovakuutus) ja Muusikkojen Sairauskassalle tiedot järjestön vakuuttamista jäsenistä, yhteistyösopimuksen mukaan A-kassan yhteisten jäsenten tiedot. Osoitetiedot siirretään jäsenlehden valmistajalle ja jäsenkorttitoimittajalle. Tietoja ei luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Rekisterin suojaus
a) Sähköisesti talletetut tiedot
Rekisterin käyttöön oikeutetuilla liiton toimihenkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja kolmen kuukauden välein vaihtuvat salasanat, jotka oikeuttavat tietojen hakuun ja tallentamiseen sähköisesti työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.
b) Manuaalinen aineisto
Säilytetään liiton tiloissa, jotka lukittuina henkilöstön ollessa muualla. Arkistot säilytetään lukituissa arkistotiloissa.
- Syntyvät alarekisterit
Tarjottujen jäsenetujen ja henkilökohtaisen edunvalvonnan järjestämisessä syntyy jäsenrekisterin alarekistereitä (mm residenssit, oikeusapu). Näitä säilytetään jäsenrekisteristä erillisissä Excel-taulukoissa tai Word-dokumenteissa ylläpitäjän henkilökohtaisessa kansiossa salasanan takana.
- Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin henkilö on liiton jäsen. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään kymmenen vuoden ajan rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella (KKO 2017: 15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai liiton sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät tätä.
- Henkilön tarkistusoikeus
Henkilöllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
- Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa varten. Kiellon voi ilmoittaa rekisteriasioita hoitaville.
- Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Vaatimus korjaamisesta on esitettävä rekisteriasioita hoitaville.
Muusikkojen liitto -applikaatio
Tiedot, jotka keräämme suoraan sinulta Muusikkojen liitto -applikaatiossa
Kun kirjaudut Muusikkojen liitto -applikaation käyttäjäksi, pyydämme sinulta henkilötietoina nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron ja salasanan. Keräämme myös Muusikkojen liiton jäsennumerosi tai vaihtoehtoisesti Visma Sign -järjestelmässä tehtävän vahvan tunnistautumisen kautta henkilötunnuksesi. Tiedot kerätään voidaksemme tunnistaa sinut palvelussa sekä voidaksemme toimittaa palveluita. Käytämme tietoja markkinointiin vain erillisellä suostumuksellasi. Salasanoja emme missään yhteydessä säilytä luettavassa muodossa.
Tiedot, joita keräämme kolmansilta osapuolilta tai käyttäessäsi palvelua
Kolmannet osapuolet keräävät tai vastaanottavat tietoja Muusikkojen liitto -applikaatiostamme ja käyttävät näitä tietoja analyysipalveluiden tarjoamiseen ja mainosten kohdentamiseen. Kolmansia osapuolia palvelussamme:
Google Firebase Crashlytics -lisäosa, joka kerää sovelluksen virhetilanteissa anonyymiä dataa käyttäjien laitteista. Käytämme tätä dataa virheiden paikallistamiseen ja korjaamiseen. Annat suostumuksen näiden tietojen keräämisen kirjautumalla palveluun ja samalla hyväksymällä tämän tietosuojakäytännön. Tietojen kerääminen keskeytyy käynnistämällä sovellus uudelleen uloskirjauduttuasi.
Muusikkojen liitto käsittelee applikaatiossa kerättyjä henkilötietoja täyttääkseen sopimusten mukaiset velvoitteet. Käsittelymme oikeusperusteet:
Sopimukseen täytäntöön paneminen: Sopimusvelvoitteiden täyttäminen, eli palvelumme tarjoaminen, on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Sopimus muodostuu välillemme rekisteröityessäsi palveluun. Hyväksyt tietosuojaselosteen mukaisen tietojen käsittelyn käyttämällä palvelua. Käsittelemme henkilötietoja meiltä tilatun palvelun tuottamiseksi siltä osin kuin on tarpeellista.
Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot kolmansiin maihin
Palvelun tuottamiseksi käytettävä palvelinjärjestelmä sijaitsee Salesforce:n omistaman Heroku-palveluntarjoajan palvelimilla Irlannissa. Herokun tietosuojaperiaatteista löytyy tietoa alla olevista linkeistä:
https://www.salesforce.com/company/privacy/
https://www.salesforce.com/gdpr/overview/